Akten Archivierung

 

Der Begriff Zu den Akten legen ist das Grundprinzip der Archivierung. Die Akten Archivierung findet meist dann statt wenn ein Dokument oder eine Akte nicht mehr im Pool der bearbeiteten Akten und Dokumenten ihren Platz hat, aber dennoch aufbewahrt werden muss. Firmenarchive sind eine extrem wichtige Sache für ein Unternehmen. Zum Teil dienen sie bei Bedarf als Beweiskräfte, um z. B. bei Rechtsstreit über Urheberrechte oder Konflikte mit Gesetzesgebungen die Firma zu schützen.

 

Document Security ist bei der Corporate Aktenarchivierung wichtig, da in vielen Dokumenten Management Systemen höchst vertrauliche Daten enthalten sind. Stichwort saubere Konkurrenz und Industrie Spionage. Compliance Anforderungen bestehen bei der Archivierung von Akten daher für bestimmte Dokumente. Diese können recht komplex sein, je nach Art der Akten die archiviert werden.

 

Zum Beispiel diktieren die gibt es bei der Akten Archivierung der Krankenkasse besonders hohe Anforderungen, die medizinischen Akten unter bestimmten Sicherheitsanforderungen zu verwahren, da sich sehr persönliche Informationen in diesen Akten befinden. Gute Dokumenten Management Systeme haben daher eine ausführliche Zugriffs Rechte Management Einheit, die der Administrator nutzt um den Zugriff auf Dokumente nur bestimmten Personen oder Gruppen von Menschen geben zu können.

 

Die Document Kennzeichnung zum Zeitpunkt des Drucks oder der PDF-Erstellung ist ein wesentliches Element zur Verhinderung unbeabsichtigter Verwendung von Akten jeglicher Art. Verfolgen elektronischer Dokumente. Indexierung kann so einfach sein wie die Verfolgung von einzigartigen Dokument Identifikatoren, aber oft nimmt es eine komplexere Form, wie die Bereitstellung einer Klassifizierung durch Metadaten oder auch durch Wort-Indizes die aus den Akten extrahiert wurden, an.


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